Conservazione delle Fatture Elettroniche

LeggeConservazione delle Fatture Elettroniche

Navigando tra conservazione di fatture elettroniche e documenti digitali ed i termini di Archiviazione e Conservazione sostitutiva.

 

Quando si parla di Fattura Elettronica, attualmente obbligatoria verso le Pubbliche Amministrazioni è bene fare un pò di chiarezza nel termine conservazione, molti mi domandano come deve essere svolto il processo di conservazione delle fatture elettroniche.

Premessa: per fatture elettroniche si intendono le fatture elettroniche emesse con firma digitale ed inviate all Sistema Di Interscambio (SDI)

Una volta emessa la fattura elettronica verso la PA (Pubblica Amministrazione) questa deve subire un processo di conservazione come descritto al seguente link del Sito Web fatturepa.gov.it

Principali norme di riferimento in tema di fatturazione elettronica

prendendo in esame quanto riportato alla voce:

Decreto MEF del 17 giugno 2014 (Gazzetta Ufficiale del 26 giugno 2014, numero 146).

Il decreto disciplina gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici, ai sensi dell’art. 21, comma 5 del D.lgs. numero 82 del 7 marzo 2005 (Codice amministrazione digitale). Tra gli obblighi, la conservazione e l’assoluzione dell’imposta di bollo.

facendo tiferimento a quanto citato all’Articolo3

Art. 3 Conservazione dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale
In vigore dal 26 giugno 2014

che fa riferimento al seguente link: https://def.finanze.it/DocTribFrontend/getArticoloDetail.do?id={DCDC79AD-23B5-43D7-9D60-1DC2DA542150}&FROM_SEARCH=true&codiceOrdinamento=200000300000000&numeroArticolo=Articolo%203&idAttoNormativo={87979C70-5A4A-4AC6-9743-733088F3D83D}

Decreto del 17 giugno 2014 – Min. Economia e Finanze
Modalita’ di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto – articolo 21, comma 5, del decreto legislativo n. 82/2005.

Pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno 2014

lo stesso riporta quanto segue:

Articolo 3

Art. 3 Conservazione dei documenti informatici, ai fini della loro rilevanza fiscale

In vigore dal 26 giugno 2014

 

1. I documenti informatici sono conservati in modo tale che:

a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilita’;

b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.

2. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.

3. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti e’ effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357, convertito con modificazioni dalla legge 4 agosto 1994, n. 489.

Prendiamo ora in esame il fatto di aver inviato una fattura alla PA (firmata digitalmente) attraverso il Sistema Di Interscambio (SDI).

Noi abbiamo inviato una Email Certificata contenente in allegato una Fattura Elettronica con Firma Digitale.

La legge impone che il Documento Informatico sia conservato per i termini di legge previsti ma che sia anche consentita la funzione di ricerca per l’individuazione come riportato nel comma 1.B dell’Art. 3 del Decreto del 17 giugno 2014 – Min. Economia e Finanze (sopra riportato).

Con il termine di conservazione si può intendere l’archiviazione dello stesso mentre la conservazione vera e propria si può riferire al Paccheto di Archiviazione e trasferimento su altri supporti ottici per la conservazione nei tempi previsti dalla legge.

Per pacchetto di Archiviazione con riferimento temporale opponibile a terzi dobbiamo fare riferimento a quanto riportato sul comma 1 dell’ art.51 D.P.C.M. 30 marzo 2009 il quale stabilisce che:

Titolo V
DISPOSIZIONI FINALI
Art. 51. Valore della firma digitale nel tempo
1. La firma digitale, ancorché sia scaduto, revocato o sospeso il relativo certificato qualificato del sottoscrittore, è valida se alla stessa è associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che colloca la generazione di detta firma digitale in un momento precedente alla sospensione, scadenza o revoca del suddetto certificato.

A tale fine l’invio di una Fattura Elettronica verso al PA (file p7m) è già di per se stesso un pacchetto di Archiviazione con riferimento temporale opponibile a terzi.

Dunque ci basta conservare la fattura elettronica firmata digitalmente (file p7m) per conservare il pacchetto con riferimento temporale opponibile a terzi.

Mentre può essere più arduo, per aziende e ditte di piccola entità conservare lo stesso con quanto predisposto nel comma 1.B dell’Art. 3 del Decreto del 17 giugno 2014 – Min. Economia e Finanze (sopra riportato), ovvero consentire la funzione di ricerca.

Se abbiamo un gestionale lo stesso indicherà che per tale fattura è stata emesso un file xml in quanto fattura diretta verso una PA. Dunque basta mantenere la traccia della fattura sul gestionale per poi effettuare una ricerca nel nostro archivio di fatture in formato p7m (firmato digitalemnte) per poter accedere al pacchetto.

Io affermo che è bene conservare anche una copia degli invii e delle ricezioni esiti dal sistema di interscambio, che avvenuti con posta certificata anchessi ricadono nel riferimento temporale opponibile a terzi.

Se non abbiamo un gestionale mantenere un archivio adeguato alle regolamentazioni può diventare una pratica difficile da svolgere, anche se volendo ci si può organizzare con foglio di calcolo o un database. Ricordo che il sistema LAit non effettua il completo stadio di conservazione in quanto il file emesso non è firmato digitalmente ma può essere lo strumento giusto per effetturrne la ricerca e il file firmato posto in archivi con copia di sicurezza possono espletare tutte le funzioni richieste.

Archiviazione e Conservazione Sostitutiva

Da non confondersi con quanto già detto per la Fattura Elettronica verso la PA, fanno, in particolare, riferimento ai documenti cartacei che vengono trasformati in documenti elettronici al fine di agevolare l’archiviazione e la conservazione sostitutiva.

In base alla Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004

Deliberazione CNIPA n. 11/2004 del 19 febbraio 2004 e Note esplicative “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali” (G.U. 9 marzo 2004, n. 57) (PDF – RTF)
Note esplicative delle regole tecniche

I documenti informato cartaceo possono essere convertiti in formato elettronico, al fine di agevolare la loro conservazione ed archiviazione.

Quanto ho scritto è fonte dei miei studi per la conservazione delle fatture elettroniche emesse in quanto sempre più volte mi viene chiesto come deve essere svolta la procedura di conservazione e di come varie figure professionali nell’ambito dell’argomento presentino l’argomento.

 

Circa Staff

Vedi anche

INVOICEX

Invoicex e le novità sulla fattura elettronica

Invoicex e le novità sulla fattura elettronica precedentemente abbiamo già parlato di Invoicex e delle …

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato.