<\/p>\n
La problematica della fattura elettronica \u00e8 come gestire i vari passi dalla generazione alla trasmissione e alla conservazione.<\/em><\/p>\n Per chi ha gi\u00e0 gestito le fatture verso la Pubblica amministrazione ha gi\u00e0 avuto a che fare con la fattura elettronica e la conservazione, ma qualcosa \u00e8 cambiato anche qui.<\/em><\/p>\n Ma vediamo insieme come funziona e come posssiamo dattarci al sistema.<\/p>\n i punti salienti sono<\/p>\n Prima di effettuare qualsiasi scelta bisognerebbe valutare alcuni punti:<\/p>\n Questo varia dalla grandezza dell’azienda\/attivit\u00e0 e dalla libert\u00e0 di gestione generale.<\/p>\n Tra tutte queste scelte ci sono vari punti da prendere in considerazione<\/strong><\/em><\/p>\n Pongo solo attenzione che per quanto concerne il GDPR la conservazione nei luoghi aziendali, o comunque non trasmessi a terzi sarebbe la soluzione pi\u00f9 consona.<\/p>\n Per le PMI (Piccole Medie Imprese) potrebbe essere importante iniziare con gestionali che si possano prendere cura della crescita della vostra attivit\u00e0, quindi sarebbe opportuno un sistema di fatturazione proprio ed interno all’azienda, consono alle regolamentazione del GDPR in quanto i vostri dati non sarebbero trasmessi a terzi<\/em>.<\/p>\n La generazione della fattura elettronica pu\u00f2 essere eseguita anche direttamente dal sito dall’Agenzia delle Entrate<\/a>. Che per le sole ditte individuali e lavoratori autonomi a messo a disposizione una APP Fatturae<\/a>, utilizzabile da sistemi IOS o Android.<\/p>\n <\/p>\n La fattura elettronica \u00e8 un formato di file xml che segue precise direttive di campi e scrittura. Questa pu\u00f2 variare nel tempo a seconda delle direttive del SDI (Sistema Di Interscambio)<\/p>\n Proprio per le sue caratteristiche di formattazione \u00e8 difficile, ma non impossibile, scrivere il file xml. La soluzione pi\u00f9 adattabile \u00e8 di utilizzare un software che permetta di inserire i dati della fattura e poi che generi il file xml.<\/p>\n Se avete aderito ad una soluzione offerta dal vostro commercialista o Azienda abilitata alla trasmissione e conservazione, di sicuro riceverete una applicazione su cui generare le fatture elettroniche.<\/strong><\/em><\/p>\n Questa applicazione provvede a generare, trasmette e conservare le fatture elettroniche.<\/p>\n Il funzionamento di questa applicazione \u00e8 simile a quella di un software di fatturazione o gestionale aziendale, quali siano per\u00f2 le limitazioni dipende dall’applicazione stessa. E’ bene chiedere tutte le informazioni necessarie prima di procedere all’attivqazione del servizio<\/p>\n Se volete continuare ad utilizzare un vostro gestionale o sistema di fatturazione.<\/strong><\/em><\/p>\n Il vostro software sar\u00e0 sicuramente aggiornato per poter generare la fattura in formato xml.<\/p>\n Questa scelta pu\u00f2 essere valida per diminuire i costi per tutto il sistema di generazione, trasmissione e conservazione.<\/p>\n Alcuni software gestionali permettono l’utilizzo di un loro canale accreditato<\/strong><\/em>, che permetter\u00e0 la trasmissione e la conservazione delle fatture, in questo caso la software house provvder\u00e0 a trasmettervi un codice identificativo (univoco) da trasmettere ai vostri fornitori. Una soluzione molto valida per Aziende che utilizzano gestionali e sistemi di contabilit\u00e0 e marketing avanzati.<\/p>\n Se non avete ancora adottato alcuna soluzione e inziate adesso ad utilizzare il computer per la fatturazione<\/strong><\/em>, dovrete prendere in considerazione varie problematiche quali costi, semplicit\u00e0, e conservazione nel tempo, come gi\u00e0 descritto qui<\/a> sempre in questo articolo.<\/p>\n <\/p>\n La fattura digitale, anche detta elettronica, deve essere inviata al Sistema Di Interscambio (SDI) per avere valore legale e non direttamente all’interessato destinatario.<\/p>\n Nessun altro mezzo di trasmissione legale della fattur apu\u00f2 essere preso in considerazione.<\/p>\n La trasmissione della fattura al destinario sar\u00e0 effettuato direttamente dal SDI<\/p>\n Se volete potete inviare al destinatario della fattura una “copia di cortesia” nei quali inserire eventuali note e vincoli legali al pagamento come tante volte si adottava col sistema cartaceo.<\/p>\n <\/p>\n sono vari i sistemi di trasmissione della fattura elettronica e variano e seconda della soluzione adottata gi\u00e0 dalla generazione della fattura.<\/p>\n Per inviare una fattura elettronica al SDI dobbiamo essere in possesso del codice identificativo (univoco)<\/strong> o della pec del destinatario, \u00e8 bene essere in possesso di entrambi i dati.<\/p>\n Il codice identificativo (univoco)<\/em><\/strong> pu\u00f2 essere ottenuto attraverso vari sistemi, se non in possesso, in quanto si \u00e8 scelto di utilizzare la pec, il codice univoco \u00e8 di sette zeri, in questo caso \u00e8 obbligatorio essere in possesso dell’indirizzo pec del destinario (cliente)<\/p>\n il codice univoco e la pec devono essere inseriti nell’anagrafica del cliente e trasmnessi insieme agli indirizzi presenti in fattura.<\/p>\n <\/p>\n Il codice identificativo viene rilasciato dal SDI (Sistema Di Interscambio) su richiesta.<\/p>\n Se generate una quantit\u00e0 elevata di fatture potrebbe essere preso in considerazione di entrare in possesso di un codice univoco personale per la trasmissione delle fatture al SDI. Questa operazione si chiama Accreditamento del canale e vi permette di inviare atraverso un canale WEB o FTP tutti i flussi di fatturazione.<\/p>\n In altri casi viene rilasciato dalle software house o aziende abilitate alla trasmissione e ricezione delle fatture elettroniche ovvero gli operatori commerciali a cui potete appoggiarvi per il sistema di fatturazione elettronico, ivi compreso il vostro commercialista.<\/p>\n Il codice identificativo \u00e8 facoltativo e non obbligatorio<\/strong><\/em>. Per ricevere e trasmettere le fatture elettroniche \u00e8 sufficiente l’indirizzo PEC (Posta Elettronica Certificata)<\/p>\n <\/p>\n Se avete aderito ad una soluzione offerta dal vostro commercialista o Azienda abilitata alla trasmissione, ricezione e conservazione<\/strong><\/em>, molto probabilmente l’invio sar\u00e0 eseguito dalla piattaforma stessa che si prender\u00e0 in essere di comunicarvi l’esito dell’invio<\/p>\n Se avete scelto di operare per vostro conto<\/strong><\/em>, l’invio pu\u00f2 essere generato direttamente dal software o piattaforma utilizzata per la generazione della fattura elettronica.<\/p>\n In molti casi il software (piattaforma) genera il file xml che pu\u00f2 essere trasmesso al SDI attraverso PEC.<\/p>\n <\/p>\n La ricezione della fattura elettronica \u00e8 importamnte nella scelta della soluzione, infatti<\/p>\n Se avete aderito ad una soluzione offerta dal vostro commercialista o Azienda abilitata alla trasmissione, ricezione e conservazione, <\/strong><\/em>di sicuro riceverete una applicazione su cui ricevere le fatture elettroniche. Questo metodo pu\u00f2 essere valido se non volete gestire le fatture per vostro conto per varie motivazioni quali studio dell’attivit\u00e0, marketing, o statistiche attraverso il vostro gestionale. In caso contrario avete la necessit\u00e0 di esportare le fatture in formato xml ed importarle nel vostro gestionale con una perdita di tempo che varia dal volume di fatture<\/span>.<\/p>\n <\/p>\n Alcuni software gestionali permettono l’utilizzo di un loro canale accreditato<\/strong><\/em>, che permetter\u00e0 la ricezzione e la conservazione delle fatture, in questo caso la software house provvder\u00e0 a trasmettervi un codice identificativo (univoco) da trasmettere ai vostri fornitori. Una soluzione molto valida per Aziende che utilizzano gestionali e sistemi di contabilit\u00e0 e marketing avanzati.<\/p>\n <\/p>\n Se non avete ancora adottato alcuna soluzione e inziate adesso ad utilizzare il computer per la fatturazione<\/strong><\/em>, valutate bene i fattori come gi\u00e0 descritto qui<\/a>, sempre in questo articolo.<\/p>\n <\/p>\n La conservazione della fattura elettronica \u00e8 uno dei punti pi\u00f9 salienti nella scelta di come adottarsi al nuovo sistema di fatturazione.<\/em><\/p>\n Le disposizioni legistalive prevedono la conservazione delle fatture elettroniche per 10 anni.<\/p>\n per quanto emerso nelle mie ricerche difficilmente riuscirete ad ottenere un contratto di conservazione che superi i 3 anni. Ad esempio l’Agenzia delle Entrate per il momento prevede un contratto di due anni anche se gratuito.<\/p>\n Per la conservazione “in proprio” nella sede aziendale \u00e8 necessario eseguire dei pacchetti anche in formato compresso (ad esempio file zip) firmati digitalmente a cui deve poi essere applicata una marca temporale digitale.<\/p>\n Se avete aderito ad una soluzione offerta dal vostro commercialista o Azienda abilitata alla trasmissione, ricezione e conservazione<\/strong><\/em>, assicuratevi dei tempi di conservazione che prevede il contratto e la modalit\u00e0 di esportazione. Ad esempio, alcune offerte prevedono l’esportazione per singolo file e possiamo immaginarci di dover esportare qualche centianio o migliaio di file una volta che dovessimo cambiare metodo o ad esempio commercialista.<\/p>\n <\/p>\n Se avete scelto di operare per vostro conto<\/strong><\/em>, la problematica non si pone. E’ sufficiente avere la firma digitale e l’acdquisto di marche temporali digitali per poter eseguire una conservazione legale.<\/p>\n <\/p>\n Il garante della privacy ha gi\u00e0sollevato obiezioni sul trattamento dei dati da parte di Agenzie esterne abilitate al servizio di conservazine delle fatture elettroniche in quanto si pu\u00f2 verificare la possibilit\u00e0 che la sicurezza di dati sensibili possa essere evasa e dunque si possa avere la diffusione di questi dati per “altri utilizzi” .<\/p>\n Supponiamo che Aziende decidano di acquistare pacchetti dati della concorrenza secondo determinati logaritmi, l’unica cosa che potrebbe evitare questa diffusione sarebbe una questione di prezzo e la seriet\u00e0 professionale, ma non basta….<\/p>\n Ci sono anche gli hacker che vengono pagati proprio per questo e trafugare i dati di una singola azienda \u00e8 meno invitante che entrare in un sistema di archiviazione.<\/p>\n L’archivio dei propri clienti e determinate informazioni passate nella fatturazione sono elementi importanti e privati di un’azienda, come tale dovrebbero rimanere.<\/strong><\/em><\/span><\/p>\n <\/p>\n Secondo i miei studi la scelta varia a seconda delle necessit\u00e0 e del tipo di azienda\/attivit\u00e0 e dal numero di fatture emesse.<\/p>\n Le modalit\u00e0 di consegna delle fatture al commercialista non influenza pi\u00f9 di tanto la scelta in quanto \u00e8 sufficiente inviare via email tradizionale o consegnarle direttamente al con sistemi di archiviazione portatili, ad esempio chiavette USB.<\/em><\/span><\/p>\n La scelta migliore potrebbe essere la soluzione interna all’Azienda, ovvero la trasmissione e la ricezione delle fatture da Gestionale o manualmente attraverso PEC o sito dell’Agenzia delle Entrate<\/a>. La conservazione non \u00e8 poi cos\u00ec difficile in quanto sicuramente esiste una figura professionale in informatica che serve l’azienda.<\/p>\n La scelta migliore potrebbe essere quella proposta dal commercialista, ma se vogliamo seguire l’andamento dell’attivit\u00e0 e non dover eseguire lavori di importazione ed esportazione sarebbe opportuno gestirle inproprio e dare accesso al commercialista del sistema di conservazione dell\u00ec’Agenzia delle Entrate per poter recuperare le fatture, o semplicemnte inviargli una copia dell’email PEC del SDI via posta ordinaria o ancora meglio tramite chiavetta USB.<\/p>\n\n
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<\/a>Valutazioni sul sistema da utilizzare<\/h3>\n
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<\/a>Generazione della fattura elettronica<\/h3>\n
<\/a>Trasmissione della fattura elettronica<\/h3>\n
I mezzi di trasmissione della fattura elettronica<\/h4>\n
Come ottenere il codice univoco<\/strong><\/h5>\n
<\/a>Ricezione della fattura elettronica<\/h3>\n
<\/a>Conservazione della fattura elettronica<\/h3>\n
<\/a>GDPR e sicrezza dei dati<\/h4>\n
Conclusioni<\/h3>\n
Aziende<\/h5>\n
Attvit\u00e0 commerciali<\/h5>\n
Artigiani e Liberi professionisti<\/h5>\n